Vedtekter

Org. nr. 995 726 246.

§1   Navn

Navnet på organisasjonen er Health Level Seven Norge og er heretter referert til som HL7 Norge eller organisasjonen.

Offisiell engelsk betegnelse er ”Health Level Seven Norway” eller ”HL7 Norway”.

§2   Formål

HL7 Norge er en organisasjon som skal fremme standardisert utveksling av klinisk, finansiell og administrativ informasjon mellom ulike helserelaterte informasjonssystemer, ved hjelp av internasjonale standarder fra HL7.

HL7 sin visjon er å utvikle interoperabilitetsstandarder for å:

• forbedre helsetjenester
• optimalisere arbeidsprosesser
• redusere tvetydighet
• forsterke kunnskapsoverføringer mellom interessenter innenfor helse
• redusere kostnader på å integrere systemer

HL7 Norge er en ideell organisasjon (null-profitt) som ikke skal ha økonomiske overskudd som mål, men er basert på frivillighet. Alle inntekter skal benyttes på HL7 standardiseringsarbeid.

§3   Tilnærming

Legge til rette for utbredelse av standarder som HL7 internasjonalt utarbeider, men med nasjonale implementeringsretningslinjer. Tilnærmingen til dette vil være å:

• organisere møter, seminarer, forelesninger, kurs og opplæring
• drive en website for HL7 Norge med både åpen informasjon og lukket informasjon for medlemmer
• publisere materiell relatert til standardiseringsarbeidet
• utvikle, vedlikeholde og publisere nasjonale implementeringsretningslinjer for HL7 standarden i Norge

Påvirke internasjonalt HL7 standardiseringsarbeid gjennom

• endringsanmodninger til den internasjonale standarden
• forslag til tillegg i den internasjonale standarden
• endringsanmodninger og tillegg til den formelle metodikken til HL7 internasjonalt
• deltakelse på internasjonale møter (WGM)
• samarbeide med tilsvarende HL7 organisasjoner fra andre land

Arbeidet i HL7 Norge utføres i grupper sammensatt av medlemmer fra HL7 Norge på en slik måte at leverandører og brukere arbeider sammen for å oppnå integrasjon av informasjonssystemene.

Påse at standardiseringsarbeidet er koordinert med annet nasjonalt og internasjonalt standardiseringsarbeid innenfor området. Eksempler: KITH, CEN, ISO, UBL.

Arbeide for bred representasjon fra aktuelle aktører.

§4   Medlemskap

Medlemskap i HL7 er åpent for alle. Både offentlige organisasjoner/etater, private aktører, leverandører og enkeltpersoner innenfor IT og helse kan bli medlem. Det må søkes om å bli opptatt som medlem ved å fylle ut et søknadsskjema. Styret godkjenner nye medlemmer fortløpende. Det settes opp medlemslister over de godkjente medlemmene med angivelse av organisasjonen vedkommende representerer og antall stemmer man har. Medlemmer må ha betalt den gjeldende medlemsavgiften for at medlemsskapet skal være gyldig.  Styret legger frem forslag til medlemsavgift for generalforsamlingen årlig. Medlemsavgiften fastsettes med bakgrunn i omsetning mot helsesektoren for organisasjoner. Prislistenreflekterer til en hver tid gjeldende priser.

Nye organisasjoner og personer kan melde seg inn fortløpende. Medlemmer som melder seg inn etter 01. juni betaler halv pris av avgiften første kalenderåret de er medlem.

Oppsigelse av medlemskap skal skje skriftlig til HL7 Norge.

§5   Medlemskategorier

Medlemmer skal kategoriseres som Student, Individuelt eller Organisasjon. Styret kan opprette eller modifisere medlemskapskategoriene slik at de er hensiktsmessige for å ivareta organisasjonen.

Studentmedlemskap

En student medlem er enhver person som for tiden har betalt semesteravgift i en godkjent  opplæringsinstitusjon som:

1. har en uttrykt interesse innen informatikk (spesielt fokus på informasjonsinnhenting og håndtering) innenfor helsesektoren,
2. leverer et komplett og korrekt utfylt søknadsskjema til HL7 Norge, og
3. betaler den årlige medlemsavgiften.

Student medlemmer skal ha begrenset tilgang på protokollspesifikasjoner for personlig opplæring.

Student medlemmer er ikke autorisert for å reprodusere eller distribuere HL7 kopibeskyttet materiale.

Individuelt medlemskap

Et individuelt medlem er enhver person som

1. har en uttrykt interesse innen informatikk (spesielt fokus på informasjonsinnhenting og håndtering) innenfor helsesektoren,
2. leverer et komplett og korrekt utfylt søknadsskjema til HL7 Norge, og
3. betaler den årlige medlemsavgiften.

Individuelle medlemmer (uten tilknytning til en organisasjon) gis tilgang til protokollspesifikasjoner for personlig opplæring, og er ikke autorisert for å reprodusere eller distribuere HL7 kopibeskyttet materiale uten skriftlig samtykke.

Bruk av protokollspesifikasjoner av et individuelt medlem (uten tilknytning til en organisasjon) i utvikling av programvare produkter rettet mot utveksling av helseopplysninger eller interoperabilitet av slik informasjon er strengt forbudt og kan medføre oppsigelse av medlemskap.

Individuelle medlemmer kan være involvert i implementering av tjenester basert på deres personlige kunnskap om protokollspesifikasjoner gitt at slike tjenester ikke inkluderer tilgang til eller distribusjon av protokollspesifikasjoner. Individuelle medlemmer tilknyttet en organisasjon som ikke ennå er medlem av HL7 Norge forventes å gjøre organisasjonen oppmerksom på fordelene ved å være medlem og oppfordre deres organisasjon til å bli medlem av HL7 Norge.

Medlemskap for organisasjoner

En organisasjon som er medlem er ethvert firma eller organisatorisk enhet som:

1. har en uttrykt interesse innen informatikk (spesielt fokus på informasjonsinnhenting og håndtering) innenfor helsesektoren,
2. leverer et komplett og korrekt utfylt søknadsskjema til HL7 Norge, og
3. betaler den årlige medlemsavgiften for organisasjonen.

Medlemsorganisasjoner skal skriftlig på e-post angi de personer som gis fullmakt til å stemme på vegne av organisasjonen. Antallet stemmer bestemmes ut fra grad av medlemskap. Personer listet som representanter for medlemsorganisasjoner gis full tilgang til protokollspesifikasjoner.  Medlemsorganisasjonene må oppgi en hovedkontaktperson. HL7 Norge skal informeres i god tid om endringer på hovedkontaktperson skriftlig pr. e-post.

Medlemsorganisasjoner er autorisert til å

• reprodusere og distribuere HL7 kopibeskyttet materiale på intern basis kun til bruk internt i organisasjonen, og til å
• reprodusere og distribuere utdrag fra standarder (for eksempel et begrenset antall tabeller, meldinger og segmenterte definisjoner, men ikke hele kapitler) til hvilke som helst kunder,
• tilby opplæring relatert til standardene for sine ansatte og kunder.

Denne autorisasjonen er gitt hvis og bare hvis

1. HL7 er tydelig identifisert som utgiver og eier av kopibeskyttelse; og
2. Enhver endring på utdrag fra standarden er tydelig identifisert for sluttbrukeren

Denne autorisasjonen inkluderer ikke direkte kommersielt videresalg av standarden eller utdrag derfra.

§6   Stemmerett på generalforsamling

Hver medlemsorganisasjon og personlig medlem har stemmerett i generalforsamlingen med det antall stemmer som til enhver tid er angitt i prislisten for medlemskontingent. Medlemskontingent skal være betalt for å kunne ha stemmerett på generalforsamlingen. Det er ikke mulig å stemme ved forfall. Organisasjoner sender representanter som stemmer på vegne av organisasjonen.

§7   Generalforsamlingen

Generalforsamlingen er HL7 Norges høyeste organ. Ordinær generalforsamling skal avholdes hvert år innen utgangen av mars. Tid og sted for generalforsamling skal kunngjøres for alle medlemmene senest 4 uker før møtet avholdes. Innkalling til generalforsamling med agenda og sakspapirer skal sendes ut til alle medlemmene senest 2 uker før møtet.

Ordinær generalforsamling skal:

• behandle og vedta forslag til overordnet arbeidsprogram for inneværende år
• godkjenne årsberetning, regnskap og budsjett
• godkjenne medlemsavgifter og tilhørende stemmerett
• foreta valg på
  • medlemmer til styret. Styremedlemmer velges for minst to år av gangen. To eller tre medlemmer er på valg hvert år.
  • leder for Teknisk styringskomité. Velges for ett år av gangen.
  • øvrige faste medlemmer til Teknisk styringskomité. Medlemmer velges for minst to år av gangen. Et eller to medlemmer er på valg hvert år.
  • medlemmer til valgkomité. Hvert medlem velges for minst tre år. Ett medlem er på valg hvert år.
  • Revisor
  • vedta endringer av vedtekter. Vedtektsendringer krever 2/3 flertall av de frammøtte stemmer.

§8   Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling skal holdes innen 4 uker når 1/3 av styrets medlemmer eller 1/5 av medlemsstemmene krever det. Varsling med agenda sendes minimum to uker før møtet. På en ekstraordinær generalforsamling kan det kun behandles saker som er nevnt i innkallingen.

§9   Styret

Styret er HL7 Norges høyeste myndighet mellom generalforsamlingene og består av 5-7 medlemmer som velges av generalforsamlingen. Styrets medlemmer velges personlig, men sammensetningen av styret bør reflektere kompetanse og bakgrunn fra leverandører (programvare, utstyr og konsulenttjenester), helsetjenesten og andre brukere. Styret konstituerer seg selv med styreleder.  Styret er beslutningsdyktig når minst 2/3 av styrets medlemmer deltar. Hvert styremedlem har en stemme. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme. Alle medlemmer har rett til å stille forslag som må behandles på neste styremøtet. Resultatet må føres i protokollen.

Det avholdes minimum 4 styremøter pr. år. Styret velger referent.  Sekretariatet er sekretær for styret.

Styret skal til generalforsamlingen legge fram:

• årsberetning, budsjett og regnskap
• overordnet arbeidsprogram
• forslag til medlemskontingent og tilhørende stemmer

Styret skal:

• rapportere regnskap og annet til HL7 internasjonalt
• rapportere regnskap til myndigheter
• utarbeide og godkjenne årsberetning
• utarbeide overordnet arbeidsprogram
• utarbeide og vedta budsjett
• godkjenne kostnader (møter, seminarer, og annet)
• godkjenne endringer på arbeidsgrupper
• utarbeide strategiske tiltak (ex. CDA for Kjernejournal)
• vurdere og iverksette sanksjoner ved brudd på vedtekter
• disponere HL7 Norges stemmer i moderorganisasjonen

§10         Valgkomité

Valgkomiteen skal bestå av 3 medlemmer. Hvert medlem velges for 3 år, ett nytt medlem velges hvert år. Valgkomiteens oppgaver er:

• Fremme kandidater til styret
• Fremme kandidater til Teknisk styringskomité
• Fremme kandidater til valgkomité
• Fremme kandidat til revisor

§11         Sekretariat

Sekretariatet er en administrativ støttefunksjon for alle deler av organisasjonen. Typiske oppgaver vil kunne være:

• Sekretariatet er sekretær for styret
• Sende ut og følge opp innbetaling av medlemsavgifter
• Ta imot nye medlemmer og føre medlemsregister
• Praktisk planlegging og gjennomføring av arrangementer (samlinger, seminarer, møter…)
• Påmelding, bestille reise og opphold for WGM deltakere
• Salg og distribusjon av HL7 standarden
• Regnskapsføring

§12         HL7 Opplæring

HL7 Norge skal ha en gruppe for opplæring i HL7 standardene. Sammensetningen bestemmes av styret.  Gruppen vil kunne ha følgende oppgaver:

• Kursing
• Sertifisering
• Ekspert track utdanning

§13         Teknisk styringskomité

HL7 Norge skal ha en Teknisk styringskomité (TSK) som er underlagt styret og er dets utøvende organ. Styringskomitèens skal minimum ha følgende faste medlemmer:

• En representant fra nasjonalt standardiseringsorgan
• En representant fra helsevirksomhet
• En representant fra leverandørsiden
• Leder for Teknisk styringskomité

Medlemmene i styringskomiteen er personlig valgt.  Representanter som bytter jobb og ikke lenger kan sies å representere grupperingen vervet skal dekke, kan bli løst fra styringskomiteen. Hvis representant blir løst fra sitt verv vil leder for Teknisk styringskomité i samråd med styret beslutte om det er nødvendig å gjennomføre ekstraordinært valg på representanter før neste ordinære generalforsamling.

Teknisk styringskomité avholder møter etter behov. Styringskomiteen er beslutningsdyktig når 2/3 av medlemmene er tilstede.

Tekniske styringskomitè skal ha følgende oppgaver:

• Koordinere og prioritere arbeidsgruppenes arbeid, herunder:
• Følge opp og sørge for at arbeid som kan påvirke andre arbeidsgrupper blir håndtert
• Følge opp arbeidsgruppene og bidra med ressurser dersom arbeidet stopper opp
• Lage forslag til prioriteringer av arbeidet i HL7 Norge
• Ta i mot og vurdere søknader om nye arbeidsgrupper
• Legge frem søknader om nye arbeidsgrupper for godkjenning i Styret
• Ansvar for prosessen ved opprettelse og nedleggelse av arbeidsgrupper
• Ansvar for kvalitetssikring og godkjenning av nasjonale implementasjonsguider
• Kvalitetssikre og godkjenne forslag til endringer til HL7 internasjonalt
• Foreslå deltakere til internasjonale samlinger (WGM)
• Utarbeide og bidra med faglig innhold på seminarer og konferanser
• forberede og avholde medlemsmøter/arbeidsmøter med medlemmene i HL7 Norge etter behov
• Foreslå kurs

§14         Arbeidsgrupper

HL7 Norge etablerer arbeidsgrupper for å løse konkrete oppgaver relatert til domener i HL7, interoperabilitet og aktuelle nasjonale prosjekter. Midlertidige arbeidsgrupper kalles Task Force og har levetid tilsvarende relatert prosjekt. Arbeidsgruppene skal arbeide konsensusbasert.

Arbeidsgruppene rapporterer til Teknisk styringskomité. Lederne for arbeidsgruppene er ansvarlig for at Teknisk styringskomité er holdt løpende oppdatert om status og pågående arbeid.

Arbeidsgruppene bør bestå av:

• Klinikere og annet helsepersonell
• Medlemmer med interesse for å bidra innenfor området

Arbeidsgruppene velger selv sin leder.

Arbeidsoppgaver vil kunne være:

• Operativt ansvar for utvikling av standardene
• Avholde nasjonale arbeidsgruppemøter
• Utarbeide endringsforslag til HL7 internasjonalt
• Utarbeide forslag til nye tillegg til HL7 internasjonalt
• Utarbeide nasjonale implementeringsretningslinjer
• Sende representanter til WGM

§15         Signaturrett og prokura

Organisasjonens til enhver tid valgte leder og ett medlem av styret har sammen organisasjonens signaturrett.

Organisasjonens til enhver tid valgte styreleder eller to styremedlemmer sammen kan tildeles prokura.

§16         Tilgodehavende, avgifter og donasjoner/sponsing

Alle inntekter som tilgodehavende, avgifter og donasjoner/sponsing er HL7 Norge sin eiendom og skal brukes for å drive organisasjonen. Donasjoner/sponsing vil om mulig bli brukt ihht. ønsker fra giver.

§17         Oppløsning av organisasjonen

Organisasjonen kan oppløses på en generalforsamling med minst 2/3 flertall av stemmene. Eventuelle oppsparte/gjenstående midler skal doneres/benyttes inn i relatert virksomhet i Norge. Ved gyldig beslutning om oppløsning skal det fattes beslutning om hvordan foreningens midler skal anvendes. Denne beslutning fattes med alminnelig flertall av stemmene.

Dersom organisasjonen besluttes oppløst skal styret utarbeide en plan for styrt avvikling.

Generalforsamlingen skal behandle og stemme over forslaget om styrt avvikling.

§18         Revisjon av vedtekter

Endringsanmodning

En skriftlig endringsanmodning skal overleveres styret i HL7 Norge. Styret legger så endringsforslaget frem for generalforsamlingen for avstemning.

Trivielle korreksjoner

Skrivefeil, utelatelse, feil i konsistens eller feil i terminologi skal rettes av styret/sekretariat uten bruk av medlemsstemmer.

Gyldighetsdato

Vedtekter som er endret eller tilføyd skal effektueres umiddelbart etter godkjenning av generalforsamlingen.

Vedtektene ble sist endret på generalforsamling 26.03.2019.